Пример письма из рассылки "Совет недели менеджеру проекта"

На данной странице приведено содержание одного из писем e-mail рассылки "Совет недели менеджеру проекта". Следует заметить, что дизайн и структура письма в небольших пределах могут отличаться от выпуска к выпуску, поскольку мы непрерывно стараемся сделать нашу рассылку не только полезной, но и привлекательной.

Это еженедельное письмо содержит советы менеджеру проекта, помогающие управлять проектом и его командой. Письмо служит напоминанием либо подсказкой о регулярном и сознательном применении мер по упреждающему управлению различными аспектами проекта в соответствии с его масштабом и сложностью. Содержание рассылки формируется из материалов Процесса Управления Проектами TenStep®, с которыми можно ближе познакомиться на сайте www.TenStepRussia.ru.

Поделитесь этим письмом с друзьями. Адрес формы для подписки на еженедельную рассылку: http://tensteprussia.ru/open/miscpages/94.4Sign-Up.htm 

Сопротивление команды управлению планом работ

Одно дело - разработать определение (паспорт, устав) проекта и план работ. Совсем другое дело - эффективно управлять проектом. Если бы все участники команды выполняли свою работу точно по плану, жизнь менеджера проекта была бы просто замечательной. Однако, на практике ему приходится решать задачи гораздо более сложные, чем планирование проекта. Чтобы понимать, как развивается проект относительно запланированного, менеджеру необходим регулярный мониторинг и контроль хода работ. Для этого он вынужден общаться с командой проекта, выясняя состояние дел, а также регулярно собирать и обобщать информацию "Статус-отчетов" и "Статус-совещаний". Все эти мероприятия составляют основу процесса управления планом работ (расписанием, графиком проекта). Вместе с тем, участники команды проекта не всегда относятся к усилиям менеджера по контролю хода работ с должным пониманием. Этому может быть целый ряд причин.

  • Они могут считать процессы контроля слишком обременительными, отрывающими от работ по созданию выходных продуктов проекта. 

  • Они могут опасаться взыскания за отклонение от плана либо неправильные действия.

  • Они могут не чувствовать необходимости и не видеть эффекта от процессов управления проектом.

  • Они могут испытывать естественное человеческое стремление сопротивляться контролю со стороны.

  • Они могут замечать, что менеджер проекта нарушает процедуры, и считать себя вправе делать то же самое.

  • Они могут видеть вокруг себя, что другие сотрудники нарушают процедуры и процессы безнаказанно.

  • Процессы могут выглядеть неполными либо бессмысленными. Возможно, участники команды уже пытались следовать процессам контроля, но результаты им были неизвестны либо не доведены до реализации.

Знание и понимание этих особенностей человеческой природы помогут Вам сделать процессы управления проектом более эффективными, а проект более управляемым. Менеджер проекта должен уделять достаточно внимания доведению сути процессов управления до каждого подчиненного, разъясняя их важность для успешного достижения общих целей. Объяснив это, важно тут же незамедлительно принимать меры по последовательному и настойчивому внедрению процессов в повседневную практику Вашей команды.

Кто должен актуализировать план работ?

В большинстве проектов их руководитель отвечает за план работ и вносит в него обновления каждые одну - две недели. Очень часто менеджер проекта и является тем единственным лицом, которому разрешено вносить обновления в план работ. Тем не менее, существуют также и исключения из этих правил, особенно, если речь идет о больших проектах.

В некоторых больших проектах менеджер поручает каждому участнику команды проекта вносить в план работ актуальную информацию о текущем статусе работ и трудозатратах (если они учитываются). В этом случае, участник команды обычно указывает, завершена ли порученная работа, или на сколько процентов она завершена, или же уточняет ожидаемую дату завершения этой работы. Он также может внести количество фактически понесенных трудозатрат по каждой из назначенных ему работ. В большинстве случаев, участникам команды не разрешено назначать себе работу, добавлять новые работы или каким-либо иным путем менять план работ. После обновления плана всеми участниками команды, менеджер проекта может приступать к оценке общего статуса проекта.

Для очень больших проектов типичным решением является назначение одного или нескольких администраторов плана работ, которые актуализируют его вместо менеджера проекта. Администраторы собирают информацию у команды проекта и обновляют текущий статус работ и фактические трудозатраты. Они также могут готовить стандартный набор отчетов для менеджера проекта, при необходимости, уточняя у членов команды дополнительные сведения. Подготовив все сведения, администраторы плана работ представляют их руководителю проекта для окончательного анализа и оценки. Основным моментом здесь является то, что дополнительный персонал обеспечивает значительную часть рутинной работы, связанной с актуализацией плана, в то время, как на менеджера проекта по-прежнему возлагается ответственность за понимание происходящего в проекте и принятие правильных решений, обеспечивающих его успешное завершение.

 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 

Обновления на www.tenstep.com/ от 10 января 2006 г.

Обновлено содержание тренинга PM00.00 в Библиотеке тренингов.

Добавлена статья "Quality Through Creative Innovation" в Библиотеку качества.

Обновления на www.lifecyclestep.com/ от 10 января 2006 г.

Добавлена 4-часовая презентация LC09.00 "Обзор облегченной методологии" в Библиотеке тренингов.

Добавлен шаблон "Контрольный лист безопасности" в Библиотеке шаблонов.

Интересные ссылки:

По управлению проектами - The Project Management Institute at www.PMI.org

Интересные/забавные - the NASA Jet Propulsion Laboratory www.jpl.nasa.gov

хостинг Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru Рассылка 'Совет недели менеджеру проекта' Mail.Ru